Del 3
Innhenting av samtykke
Bruk samtykkeskjema
Den enkleste og sikreste måten å innhente samtykke på er å benytte et samtykkeskjema som fylles ut og signeres før seremonien starter. Byrået må sørge for at samtykket som innhentes dekker den aktuelle bruken av avbildningen.
Dersom det kun er gitt samtykke til live-strømming, vil man for eksempel ikke ha kunne legge ut opptak av seremonien på nett i etterkant.
Obs! Den eller de som har foreldreansvaret for barn (personer under 18 år regnes som barn) må samtykke til behandling av personopplysninger om barnet og publisering av avbildninger av barnet. Det skal ikke behandles/publiseres materiale om barnet uten at slikt samtykke er innhentet. Dersom barnet er over 15 år, er utgangspunktet at også barnet må samtykke til behandlingen.
Husk personvernerklæring
I praksis oppfylles gjerne kravene til innhenting av samtykke ved at det benyttes et samtykkeskjema som viser til en personvernerklæring.
Personvernerklæringen skal inneholde informasjon som på en enkel måte forklarer hvem som er ansvarlig for filmingen (behandlingsansvarlig), hva som vil skje med filmen (om den live strømmes og/eller på annen måte publiseres eller behandles), hva som er formålet med filmingen, hvem personopplysningene deles med (for eksempel hvilke leverandører byrået bruker, både produksjonsselskap til å lage filmen og navn på strømmekanaler), om informasjonssikkerheten, om de avbildedes rettigheter og om klagemuligheter. Byråets generelle personvernerklæring må derfor justeres, for eksempel ved at det lages et tillegg skreddersydd til byråets planlagte filmopptak.
Det er først når personen ved en erklæring eller annen tydelig bekreftelse har gitt sitt samtykke til byrået, at byrået kan foreta alle behandlinger med avbildningen som følger av gitte samtykker.
Nærmere om samtykkeskjemaet
Samtykkeskjemaet benyttes for enhver person som kan bli avbildet eller på annen måte vil kunne identifiseres på filmen.
Den enkelte avbildede må være i stand til å foreta et fritt valg. Det kan for eksempel ikke være et vilkår for å delta i seremonien at man samtykker til filming.
Den enkelte avbildede må få informasjon som er klar og forståelig, slik at man forstår hva samtykket faktisk gjelder.
Samtykket fra den avbildede må være til et klart og presist formulert formål, og personopplysningene kan da kun brukes til dette spesifiserte formålet. For eksempel: Samtykke til at seremonien live-strømmes på byråets nettside, samtykke til at det gjøres opptak og samtykke til at opptaket legges ut på Facebook er tre ulike formål, og dermed kreves tre samtykker for behandling til disse tre formålene.
For å samtykke må den avbildede foreta en handling uten at det er tvil om at den avbildede gjennom sin handling har ment å gi slikt samtykke og som senere kan dokumenteres, for eksempel ved å klikke på en knapp, huke av i en tom avkryssingsboks eller skrive under på et skjema.
Samtykkeskjemaet bør utformes som forklart ovenfor. Her er noen ytterligere tips:
- Informasjon om formål:
- Skjemaet bør inneholde generell og overordnet informasjon om planlagt bruk av filmingen slik at vedkommende som skal gi samtykke, er i stand til å avgi et samtykke som oppfyller personvernregelverkets krav til gyldig samtykke. Samme skjema kan inneholde mulighet til å gi samtykke for publisering av bildet i henhold til åndsverkloven § 104.
- Tomme avkrysningsbokser:
- Skjemaet bør inneholde avkrysningsbokser for hvert formål gravferdsbyrået vil kunne behandle opplysningene for, og bruke filmen til, slik at personen kan gi samtykke til ett og ett formål.
- Det er viktig at disse avkryssingsboksene står tomme når de vises for den avbildede personen. Et gyldig samtykke etter personopplysningsloven krever en aktiv handling fra personen, og det stilles derfor krav om at den avbildede må huke av hver samtykkeboks selv – de kan ikke være forhåndsutfylt. Dersom personen har mulighet til å fjerne avhuking på en samtykkeboks, regnes dette som at samtykke trekkes (fint å tilby slik mulighet online).
- Henvisning til personvernerklæringen:
- For at det skal være et informert samtykke, er det viktig at personen gis god og klar informasjon om hva avbildningene skal brukes til.
- Det er ikke et krav at alt dette skal stå i selve skjemaet så lenge det finnes en henvisning til byråets personvernerklæring med nærmere informasjon. Det viktige er at slik informasjon er klar, forståelig og lett tilgjengelig for personen som bes om å gi samtykke.
- Varighet:
- Varigheten på samtykke er også sentralt. Det er viktig at det bes om samtykke til bruk i en slik utstrekning at det dekker behovet til byrået og kunden. Kort fortalt bør det opplyses om opptak automatisk slettes, for eksempel 7 dager etter opptakene ble gjort, som er samme frist som følger av forskrift om kameraovervåking i virksomhet (FOR-2018-07-02-1107).
Unntak fra krav om samtykke
- Det gjøres unntak fra krav om samtykke dersom avbildningen:
- Er mindre viktig enn hovedinnholdet i bildet
- Har aktuell og allmenn interesse
Du kan lese mer om disse unntakene i Del 2
